SCROLL DOWN PAGE FOR ENGLISH
Momentous Oy:n Suorahaun Tietosuojaseloste
Meille Momentouksen Suorahaulle on tärkeää, että voit luottaa meidän käsittelevän henkilötietojasi huolellisesti, läpinäkyvästi ja yksityisyyden suojastasi huolehtien. Noudatamme henkilötietojasi käsitellessämme tarkoin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja muuta tietosuojalainsäädäntöä, sekä pyrimme aina toimimaan hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme suorahakuun ja ilmoitushakuun osallistuvien henkilöiden henkilötietoja.
Julkaisupäivä: 03-07-2025
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Momentous Oy
privacy@momentous.fi
Y-tunnus 2443137-4
Workery East, 8th floor, Pasilan Asema-aukio 1, 00520 Helsinki
Data Protection Officer’s contact information
Lauri Huhtanen
privacy@barona.fi
020 198 3460
Momentous Oy hallinnoi suorahaku- ja rekrytointiprosessiaan -urasivustonsa ja siihen liittyvän ehdokas- ja hakijaseurantajärjestelmän avulla.
Tässä tietosuojakäytännössä kerromme, miten käsittelemme henkilötietojasi, jos:
- Käyt Urasivustollamme (jolloin sinut määritellään Kävijäksi)
- Olet yhteydessä meihin Urasivustomme kautta luodaksesi profiilin ja vastaanottaaksesi tietoa nykyisistä tai tulevista asiakkaidemme avoimista tehtävistä (jolloin sinut määritellään Yhteyttä ottavaksi hakijaksi)
- Haet asiakkaamme avoimeen tehtävään Urasivustomme tai kolmannen osapuolen palvelun kautta (jolloin sinut määritellään Työpaikan hakijaksi)
- Keräämme tietoja sinusta muilta osapuolilta ja muista sivustoista ja palveluista, kun uskomme profiilisi olevan sopiva nykyisiin tai tuleviin avoimiin asiakkaidemme tehtäviin (jolloin sinut määritellään Hankituksi ehdokkaaksi)
- Saamme tietoja sinusta verkostoistamme, kumppaneiltamme tai asiakkailtamme, jos he uskovat profiilisi olevan sopiva nykyisiin tai tuleviin avoimiin asiakkaidemme tehtäviin (jolloin sinut määritellään Suositelluksi ehdokkaaksi)
- Saamme tietoja sinusta hakijalta tai ehdokkaalta, joka on ilmoittanut sinut suosittelijakseen (jolloin sinut määritellään Suosittelijaksi)
Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan myös, mitä oikeuksia sinulla on käsittelemiemme henkilötietojesi suhteen ja miten voit käyttää näitä oikeuksia.
Kun tässä tietosuojakäytännössä käytetään termiä Hakija tai Ehdokas, sillä viitataan Yhteyttä ottavaan hakijaan, Työpaikan hakijaan, Hankittuun ehdokkaaseen ja Suositeltuun ehdokkaaseen, ellei toisin mainita.
1. Tietoja henkilötietojen käsittelystä
Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti yhdistää elävään, fyysiseen henkilöön. Esimerkkejä henkilötiedoista ovat nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja IP-osoite. Henkilötietojen käsittelyä on kaikki automatisoitu henkilötietojen käyttö, kuten henkilötietojen kerääminen, luominen, analysointi, luovuttaminen ja poistaminen.
On olemassa lakeja ja asetuksia siitä, miten yhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja. Näitä kutsutaan tietosuojalaeiksi. Henkilötietojen erilaista käsittelyä koskevat erilaiset tietosuojalait, ja eri puolilla maailmaa sovelletaan eri lakeja. Tärkeä esimerkki tietosuojalaista, joka koskee suorittamaamme henkilötietojesi käyttöä tässä tietosuojakäytännössä kuvatulla tavalla, on EU:n tietosuoja-asetus (2016/679, GDPR).
Useimmat tietosuoja-asetuksen velvoitteet koskevat niin kutsuttua rekisterinpitäjää. Rekisterinpitäjä on taho, joka päättää, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään ja miten niitä käsitellään. Rekisterinpitäjä voi käyttää niin kutsuttua henkilötietojen käsittelijää. Henkilötietojen käsittelijä on taho, joka saa käsitellä henkilötietoja vain rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti, eikä se saa käyttää henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.
Olemme rekisterinpitäjä, kun käsittelemme henkilötietojasi tässä tietosuojakäytännössä kuvatun mukaisesti.
2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Kaikki henkilöt
- Laitetiedot - Jos käyt Urasivustollamme, keräämme tietoja laitteestasi, kuten IP-osoite, selaintyyppi ja -versio, käyttäytyminen istunnon aikana, liikenteen lähde, näytön resoluutio, valittu kieli, maantieteellinen sijainti, käyttöjärjestelmä ja laitteen asetukset/käyttö.
- Tekniset ja tilastolliset tiedot - Jos käyt Urasivustollamme, keräämme teknisiä ja tilastollisia tietoja sivuston käytöstäsi, kuten tietoja siitä, missä URL-osoitteissa vierailet ja mitä toimia teet sivustolla.
- Viestintätiedot - Keräämme ja tallennamme viestintäsi sisältämät tiedot, kun olet yhteydessä meihin. Tähän voivat sisältyä sähköpostiviestien sisältö, videotallenteet, viestit sosiaalisessa mediassa, tilillesi lisäämäsi tiedot, kyselyt jne.
- Yhteystiedot - Esimerkiksi nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja fyysinen osoitteesi.
Suorahakuun tai rekrytointiin osallistuvien ehdokkaiden ja työnhakijoiden tehdyt ja lähettämät tiedostot, kyselyt ja testit
- CV
- Hakemuskirje
- Psykometristen testien tulokset (SHL) – vain vertailuraportti/-kooste
- Itsearviointikysely rekrytointiprosessin yhteydessä (Kulttuurikysely)
Suorahakuun tai rekrytointiin osallistuvien ehdokkaiden ja työnhakijoiden suorat henkilötiedot (suoraan tunnistavat)
- Etunimi ja sukunimi
- Syntymäaika, -vuosi, tai arvioitu ikä
- Kotiosoite tai asuinpaikka
- Yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- Valokuva ehdokkaasta/hakijasta (jos mukana ehdokkaan/hakijan tiedostoissa)
- Allekirjoitus (jos mukana ehdokkaan/hakijan tiedostoissa)
- Sosiaalisen median profiilit (jos mukana ehdokkaan/hakijan tiedostoissa)
- Kansalaisuus
- Sukupuoli (jos ilmoitettu, suoraan tai epäsuorasti)
- Siviilisääty (jos mukana ehdokkaan/hakijan tiedostoissa)
- Perhetilanne (jos mukana ehdokkaan/hakijan tiedostoissa)
Suorahakuun tai rekrytointiin osallistuvien ehdokkaiden ja työnhakijoiden epäsuorat henkilötiedot (yhdistettävissä henkilöön)
- Työhistoria (työpaikat, työnantajat, toimenkuvat, ajankohdat)
- Koulutustiedot (oppilaitokset, tutkinnot, vuosiluvut)
- Sertifikaatit ja pätevyydet (jos mukana ehdokkaan/hakijan tiedostoissa)
- Ansiomerkit, palkinnot, stipendit (jos mukana ehdokkaan/hakijan tiedostoissa)
- Harrastukset (jos mukana ehdokkaan/hakijan tiedostoissa)
- Kielitaito
- IT-taidot ja ohjelmistojen hallinta
- Suositukset tai suosittelijoiden nimet
- Julkaisut tai artikkelit (jos niistä henkilö on tunnistettavissa, ja jos mukana ehdokkaan/hakijan tiedostoissa)
- Projektit tai referenssit, joissa ehdokas/hakija on ollut mukana
- Työluvat / oleskeluluvat (jos mukana ehdokkaan/hakijan tiedostoissa)
- Muu suorahaun kannalta tarpeellinen taustatieto (soveltuvin osin, esimerkiksi rekrytointiprosessin aikana esiin tulleet tiedot.)
3. Mistä saamme henkilötietosi?
Kaikki henkilöt
- Urasivustolta. Kun vierailet Urasivustollamme, keräämme teknistä ja tilastollista tietoa Urasivuston käytöstäsi ja laitteeltasi.
- Sinulta. Saamme suuren osan käsittelemistämme tiedoistasi sinulta, esimerkiksi kun haet asiakkaamme tehtävään tai otat meihin yhteyttä. Voit aina olla antamatta meille tietojasi. Ilman henkilötietojasi emme kuitenkaan pysty käsittelemään hakemustasi asiakkaamme tehtävään, hyödyntämään profiiliasi asiakkaamme suorahakuun tai antamaan sinulle pyytämiäsi tietoja.
Suosittelijat
- Henkilöltä, joka on ilmoittanut sinut suosittelijaksi. Jos Hakija tai Ehdokas on ilmoittanut sinut suosittelijaksi, keräämme yhteystietosi hakijalta, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä.
Hakijat / Ehdokkaat
- Julkisista lähteistä. Voimme kerätä henkilötietojasi julkisista lähteistä, kuten LinkedInistä tai nykyisen työnantajasi verkkosivustosta.
- Suosittelijoiltamme. Voimme kerätä henkilötietojasi verkostoistamme, kumppaneiltamme tai asiakkailtamme, jos he uskovat profiilisi olevan sopiva nykyisiin tai tuleviin avoimiin asiakkaidemme tehtäviin.
- Suosittelijoiltasi. Jos ilmoitat meille suosittelijoita, voimme kerätä henkilötietojasi heiltä.
- Tiedot, jotka luomme itse tai yhdessä sinun kanssasi. Hakemustasi ja profiiliasi koskevat tiedot luomme yleensä itse tai yhdessä kanssasi suorahaku- tai rekrytointiprosessin aikana. Tämä voi sisältää esimerkiksi haastatteluja koskevat muistiinpanot, arvioinnit ja testit.
- Kyselyt, arvioinnit ja esseet. Omat vastaukset kyselyihin, omat tulokset arvioinneista, sekä itse kirjoittamasi esseet.
4. Mihin käytämme henkilötietojasi?
Henkilötietojesi jakaminen muille vastaanottajille alla olevassa osiossa 5 mainittuihin tarkoituksiin.
Asianomaiset henkilöt: Vaihtelee luovuttamisen tarkoituksen mukaan, ks. osio 5 jäljempänä.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Urasivuston sekä evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden käyttöä koskevat tiedot, ks. Evästekäytäntö.
Asianomaiset henkilöt: Kävijät.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Laitetiedot.
Urasivuston ylläpitäminen, kehittäminen, testaaminen ja tietoturvan varmistaminen.
Asianomaiset henkilöt: Kävijät.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Laitetiedot, tekniset ja tilastolliset tiedot.
Sen analysointi, miten Urasivustoa ja sen sisältöä käytetään ja miten se toimii, tilastotietojen kerääminen ja sivuston toiminnan tehostaminen.
Asianomaiset henkilöt: Kävijät.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Laitetiedot, tekniset ja tilastolliset tiedot.
Tiedon tarjoaminen asiakkaidemme avoimista työpaikoista.
Asianomaiset henkilöt: Yhteyttä ottavat ehdokkaat tai hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Yhteystiedot, viestintätiedot.
Meille lähetettyjen profiilien ja hakemusten läpikäynti. Tähän kuuluu myös yhteydenpito kanssasi hakemuksestasi ja profiilistasi.
Asianomaiset henkilöt: Yhteyttä ottavat ehdokkaat ja hakijat, Hakemuksen lähettäneet ehdokkaat ja hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Ammatillisen profiilisi koostaminen ja arvoiminen omasta aloitteestamme. Tähän kuuluu myös yhteydenpito kanssasi profiilistasi.
Asianomaiset henkilöt: Hankitut ehdokkaat ja hakijat, Suositellut ehdokkaat ja hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Yhteyden ottaminen sinuun tietyistä, tulevista asiakkaidemme avoimista tehtävistä.
Asianomaiset henkilöt: Ehdokkaat ja Hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Yhteyden ottaminen sinuun, jotta voimme pyytää sinua osallistumaan kyselyihin.
Asianomaiset henkilöt: Ehdokkaat ja Hakijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Kaikkia edellä lueteltuja henkilötietoryhmiä voidaan käyttää tähän tarkoitukseen.
Yhteyden ottaminen sinuun, jotta voimme pyytää sinua antamaan tietoa Ehdokkaasta ja Hakijasta ja arvioida antamasi tiedot.
Asianomaiset henkilöt: Suosittelijat.
Käytetyt henkilötietoryhmät: Yhteystiedot, viestintätiedot.
5. Kenelle luovutamme henkilötietojasi?
Toimeksiantaja. Ehdokkaan tai Hakijan henkilötietoja ja tiedostoja jaetaan ja luovutetaan toimeksiantajalle (toimeksiantajan edustajille) ehdokkaan suostumuksella. Henkilötietoja luovutetaan ainoastaan asianomaisille toimeksiantajan edustajille suorahakuehdokkaan tai hakijan arviointia varten sekä suorahakutoimeksiannon tai rekrytoinnin toteuttamista varten.
Toimittajamme. Luovutamme henkilötietojasi toimittajillemme, jotka tarjoavat palveluja ja toimintoja suorahaku- ja rekrytointiprosessissamme. Tällaisia ovat esimerkiksi suorahaku- ja rekrytointipalvelujen tarjoajat sekä Urasivustomme ja siihen liittyvän ehdokas- ja hakijaseurantajärjestelmän toimittaja (Teamtailor).
Yritykset, jotka tarjoavat evästeitä Urasivustolla. Jos annat siihen suostumuksesi, evästeitä käyttävät meidän lisäksemme muut yritykset, jotka käyttävät evästeiden keräämiä tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Lisätietoja siitä, mitä evästeitä tämä koskee, on Evästekäytännössämme.
Viranomaiset ja muut julkiset toimijat, jotka määräävät meidät luovuttamaan tietoja. Luovutamme henkilötietojasi viranomaisille ja muille julkisille toimijoille, kun meillä on lakisääteinen velvollisuus tehdä niin.
Oikeuskäsittelyn osapuolet. Jos se on tarpeen oikeuksiemme suojaamiseksi tai puolustamiseksi, luovutamme henkilötietojasi viranomaisille tai muille osapuolille, jotka ovat osallisina mahdollisessa tai käynnissä olevassa oikeuskäsittelyssä. Tämä voi koskea esimerkiksi syrjintää koskevia vaatimuksia.
Fuusiot, yritysostot jne. Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille prosessiin osallistuville osapuolille mahdollisen fuusion, yrityksen omaisuuden myynnin, rahoituksen tai koko liiketoimintamme tai sen osan ostamisen yhteydessä toiselle yritykselle.
6. Millä oikeusperusteilla käsittelemme henkilötietojasi?
Jotta voimme käsitellä henkilötietojasi, tarvitsemme niin kutsutun oikeusperusteen. Oikeusperuste on GDPR:n mukainen syy tietojen käyttämiseen.
Suorahaku- tai rekrytointiprosessissa ensisijainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on suostumus. Olemme yhteydessä suorahakuehdokkaaseen alkukartoituksen jälkeen 30 päivän kuluessa ja pyydämme hänen suostumustaan osallistua suorahakutoimeksiantoon, henkilötietojen käsittelyyn sekä henkilötietojen säilyttämiseen. Hakijalta taas pyydämme heti hakemuksen yhteydessä hänen suostumustaan osallistua rekrytointitoimeksiantoon, henkilötietojen käsittelyyn sekä henkilötietojen säilyttämiseen.
Suorahaun alkukartoitusvaiheessa saatamme käsitellä rajattuja henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella. Tämä tarkoittaa potentiaalisten ehdokkaiden kartoittamista julkisesti saatavilla olevista lähteistä avoinna olevaa tehtävää varten. Tässä yhteydessä käsittelemme esimerkiksi nimi- ja yhteystietoja sekä tietoja työhistoriasta, koulutuksesta, luottamustehtävistä, iästä ja sijainnista. Olemme arvioineet, että tämä käsittely on tarpeen suorahakupalveluidemme toteuttamiseksi ja että oikeutettu etumme ei syrjäytä rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia.
Tietyissä tilanteissa henkilötietojasi käsitellään vain, jos ja kun annat suostumuksesi. Näin on erityisesti silloin, kun keräämme tietoja ja tiedostoja sinulta itseltäsi, ja kun olemme jakamassa tai luovuttamassa henkilötietojasi toimeksiantajalle tai asiakkaalle suorahakutoimeksiannon tai rekrytoinnin toteuttamiseksi.
Lisätietoja oikeudestasi peruuttaa suostumuksesi on jäljempänä osiossa 9.
Voit pyytää meiltä lisätietoja siitä, miten oikeutetun edun arviointi on tehty. Katso yhteystietomme jäljempänä osioista 9 ja 10.
7. Milloin siirrämme henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle ja kuinka suojaamme niitä silloin?
Pyrimme aina käsittelemään henkilötietojasi EU-/ETA-alueella.
Jotkut toimittajamme ja niiden alihankkijat kuitenkin käsittelevät henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolella. Käytämme myös toimittajia, joiden emoyhtiö tai joiden alihankkijan emoyhtiö on EU-/ETA-alueen ulkopuolella. Olemme näissä tapauksissa ottaneet huomioon vaaran, että henkilötietoja voidaan luovuttaa EU-/ETA-alueen ulkopuolella oleviin maihin esimerkiksi viranomaisten pyynnöstä.
Tilanteissa, joissa toinen henkilötietojesi vastaanottaja (kuten kuvattu yllä olevassa osiossa 5) on EU-/ETA-alueen ulkopuolella, myös henkilötietojasi siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Kun me (tai jokin toimittajistamme) siirrämme henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, varmistamme, että käytämme GDPR:ssä hyväksyttyjä suojatoimia siirron mahdollistamiseksi. Käytössämme ovat seuraavat suojatoimet:
- Sisällyttämällä EU-komission vakiosopimuslausekkeet sopimukseen EU-/ETA-alueen ulkopuolella olevan henkilötietojen vastaanottajan kanssa. Tämä tarkoittaa, että vastaanottaja takaa, että GDPR:n edellyttämä henkilötietojesi tietosuojan taso on edelleen voimassa ja että oikeutesi on turvattu.
Kun henkilötietojasi siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, otamme myös käyttöön asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet suojataksemme luovutettavia henkilötietoja. Mitä suojatoimenpiteitä tarkkaan ottaen otamme käyttöön riippuu siitä, mikä on teknisesti toteutettavissa ja riittävän tehokasta kyseessä olevassa siirrossa.
Mikäli haluat lisätietoa tilanteista, joissa henkilötietojasi siirretään EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, voit ottaa meihin yhteyttä. Löydät yhteystietomme alla olevista osioista 9 ja 10.
8. Henkilötietojesi turvaaminen
Suojaamme henkilötietoja häviämiseltä, oikeudettomalta pääsyltä ja muulta väärinkäytöltä asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla suojakeinoilla. Esimerkkejä tällaisista keinoista ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden, varmuuskopioiden ja turvallisten laitetilojen käyttö. Henkilötietoihin pääsy on sisäisesti rajoitettu sähköisellä ja fyysisellä kulunvalvonnalla, sekä eri järjestelmien käyttöoikeuksien myöntämistä ja valvontaa koskevien käytäntöjen avulla. Henkilötietoihin pääsee käsiksi ainoastaan ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puitteissa siihen oikeus.
9. Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Kaikki henkilöt
Jos käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme suojella ja valvoa oikeuksiamme, säilytämme henkilötietojasi, kunnes asianomainen oikeudellinen kysymys on ratkaistu lopullisesti.
Kävijät
Säilytämme henkilötietojasi yhden (1) vuoden ajan turvallisuussyistä. Evästeiden säilytysajat on määritelty -evästekäytännössä. Säilytämme henkilötietojasi Urasivuston suorituskyvyn analysoimiseksi yhtä kauan kuin säilytämme henkilötietojasi muihin tarkoituksiin.
Ehdokkaat ja Hakijat
Oikeutettu etu: Suorahakuehdokkaiden henkilötietoja voidaan alkukartoituksen osalta kerätä oikeutetun edun nojalla. Alkukartoitus tarkoittaa suorahaussa sopivien henkilöiden kartoitusta työmarkkinoilta avoinna olevaa tehtävää varten. Keräämämme tiedot ovat yhteystietojen lisäksi tiedot työhistoriasta, koulutuksesta, luottamustehtävistä ja sijainneista. Alkukartoituksen jälkeen olemme yhteydessä suorahakuehdokkaaseen tai -hakijaan 30 päivän sisällä ja kysymme hänen suostumustaan osallistua suorahakutoimeksiantoon, henkilötietojen käsittelyyn sekä henkilötietojen säilytykseen kahden (2) vuoden ajan.
Jos olet Yhteyttä ottava ehdokas tai hakija, säilytämme suostumuksellasi henkilötietojasi kahden (2) vuoden ajan, jotta voimme harkita sinua nykyisiin ja tuleviin asiakkaidemme avoimiin tehtäviin ja mahdollisesti ottaa sinuun yhteyttä.
Jos et pääse jatkoon alkuperäisessä suorahaku tai rekrytointiprosessissa, säilytämme suostumuksellasi henkilötietojasi kahden (2) vuoden ajan, jotta voimme harkita sinua tuleviin asiakkaidemme avoimiin tehtäviin ja mahdollisesti ottaa sinuun yhteyttä.
Jos sinut palkataan, säilytämme henkilötietojasi viiden (5) vuoden ajan tai työsuhteen keston ajan muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin.
Suosittelijat
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin säilytämme sen Ehdokkaan tai Hakijan henkilötietoja, jolle olet toiminut suosittelijana.
10. Mitä oikeuksia sinulla on ja kuinka voit käyttää niitä?
Seuraavasta osiosta voit lukea oikeuksistasi, kun käsittelemme henkilötietojasi. Kuten alla on kuvattu, jotkut oikeuksistasi ovat voimassa vain, kun käsittelemme henkilötietojasi tietyllä oikeusperusteella.
Jos haluat käyttää tässä lueteltuja oikeuksiasi, toimi seuraavasti:
Oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä.
Sinulla on oikeus saada tietoa siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi. Sinulla on myös oikeus saada tietoa siitä, jos suunnittelemme henkilötietojesi käsittelyä mihin tahansa muuhun tarkoitukseen kuin siihen, jota varten tiedot on alun perin kerätty.
Annamme sinulle tällaista tietoa tässä tietosuojakäytännössä, sivustomme päivitysten kautta (katso lisää alla olevasta osiosta 11) ja vastaamalla meiltä kysymiisi kysymyksiin.
Oikeus saada tutustua henkilötietoihin.
Sinulla on oikeus tietää, jos käsittelemme henkilötietojasi, ja saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoistasi. Kun saat jäljennöksen tiedoistasi, saat myös tietoa siitä, kuinka käsittelemme henkilötietojasi.
Oikeus tutustua ja pyytää henkilötietojen siirtoa toiselle vastaanottajalle (”tietojen siirrettävyys”).
Voit pyytää jäljennöstä henkilötiedoistasi, joita käsittelemme kanssasi solmitun sopimuksen toteuttamiseksi tai suostumuksesi perusteella, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa. Näin voit käyttää näitä tietoja jossain muualla, esimerkiksi siirtääksesi ne toiselle vastaanottajalle. Mikäli se on teknisesti mahdollista, sinulla on myös oikeus pyytää, että siirrämme tiedot suoraan toiselle vastaanottajalle.
Oikeus poistaa henkilötiedot (”oikeus tulla unohdetuksi”).
Joissakin tapauksissa sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot. Näin on esimerkiksi tilanteessa, jossa meidän ei enää tarvitse käsitellä tietoja siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin; jos peruutat suostumuksesi; jos olet vastustanut käsittelyä eikä käsittelyyn ole muuta laillista, pakottavaa perustetta. (Katso alta osio, joka koskee oikeutta vastustaa käsittelyä.)
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä.
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme, viittaamalla erityiseen tilanteeseesi.
Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
Jos uskot, että käsittelemämme henkilötiedot eivät ole paikkansapitäviä, käsittelymme on lainvastaista tai että emme tarvitse tietoja käsittelyn tarkoituksiin, sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme tällaisten henkilötietojen käsittelyä. Jos vastustat käsittelyä yllä kuvatulla tavalla, voit myös pyytää meitä rajoittamaan näiden henkilötietojen käsittelyä siksi ajaksi, kun arvioimme pyyntöäsi.
Kun henkilötietojesi käsittelyämme on rajoitettu, käsittelemme (tietojen säilyttämisen lisäksi) tietoja vain suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevasta syystä.
Oikeus oikaista henkilötietoja.
Sinulla on oikeus pyytää, että oikaisemme epätarkat tiedot ja että täydennämme tiedot, jotka ovat mielestäsi puutteellisia.
Oikeus peruuttaa suostumuksesi.
Kun käsittelemme henkilötietojasi suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa tämä suostumus. Jos teet niin, keskeytämme tietojesi käsittelyn niihin tarkoituksiin, joiden osalta olet peruuttanut suostumuksesi. Tämä ei kuitenkaan vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus tehdä valitus.
Mikäli sinulla on valitettavaa henkilötietojesi käsittelystämme, voit tehdä valituksen maan (Finland) tietosuojaviranomaiselle, jonka yhteystiedot löydät täältä.
Voit myös tehdä valituksen kansalliselle tietosuojavaltuutetulle, jotka on lueteltu täällä, jos asut EU:ssa. Jos asut Yhdistyneessä kuningaskunnassa, voit tehdä valituksen paikalliseen tietosuojavaltuutetun toimistoon täältä.
11. Kenelle osoitan kommenttini tai kysymykseni?
Jos haluat ottaa yhteyttä meihin käyttääksesi oikeuksiasi tai jos sinulla on kysyttävää tai huolenaiheita liittyen siihen, kuinka käsittelemme henkilötietojasi, voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen: privacy@momentous.fi.
12. Tämän tietosuojakäytännön päivitykset
Päivitämme tätä tietosuojakäytäntöä tarvittaessa, esimerkiksi jos alamme käsitellä henkilötietojasi uudella tavalla, jos selkeytämme tietoja entisestään tai jos se on tarpeen sovellettavien tietosuojalakien noudattamiseksi.
Kehotamme sinua tarkistamaan tämän sivun säännöllisesti muutosten varalta. Voit aina tarkistaa tämän sivun ylälaidasta, milloin tämä tietosuojakäytäntö on viimeksi päivitetty.
---------------------------------------------------------------------
Momentous Oy’s Executive Search Privacy Policy
For us at Momentous Executive Search, it is important that you can trust that we process your personal data carefully, transparently, and with regard for your privacy. When processing your personal data, we strictly comply with the General Data Protection Regulation (GDPR) and other data protection legislation, and we always strive to act in accordance with good data protection practices. This privacy policy describes how we collect, process, and protect the personal data of individuals participating in executive search, advertised recruitment, and recruitment in general.
Publication date: 03-07-2025
Data controller’s contact information
Momentous Oy
privacy@momentous.fi
Business ID 2443137-4
Workery East, 8th floor, Pasilan Asema-aukio 1, 00520 Helsinki
Data Protection Officer’s contact information
Lauri Huhtanen
privacy@barona.fi
020 198 3460
Momentous Oy manages its executive search and recruitment process through its Career Site and the related candidate and applicant tracking system.
In this privacy policy, we explain how we process your personal data if:
- You visit our Career Site (in which case you are defined as a Visitor)
- You contact us through our Career Site to create a profile and receive information about our clients’ current or future open positions (in which case you are defined as a Contacting Applicant)
- You apply for an open position of a client through our Career Site or via a third-party service (in which case you are defined as a Job Applicant)
- We collect information about you from other parties and other sites and services when we believe your profile to be suitable for our clients’ current or future open positions (in which case you are defined as a Sourced Candidate)
- We receive information about you from our networks, partners, or clients if they believe your profile to be suitable for our clients’ current or future open positions (in which case you are defined as a Recommended Candidate)
- We receive information about you from an applicant or candidate who has listed you as a referee (in which case you are defined as a Referee)
This privacy policy also explains what rights you have regarding the personal data we process about you and how you can exercise those rights.
When this privacy policy uses the term Applicant or Candidate, it refers to a Contacting Applicant, Job Applicant, Sourced Candidate, and Recommended Candidate unless otherwise stated.
1. Information about the processing of personal data
Personal data means all information that can be directly or indirectly connected to a living, physical person. Examples of personal data are name, email address, phone number, and IP address. Processing of personal data includes all automated use of personal data, such as collecting, creating, analyzing, disclosing, and deleting personal data.
There are laws and regulations about how companies may process personal data. These are called data protection laws. Different types of personal data processing are covered by different data protection laws, and in different parts of the world, different laws apply. An important example of a data protection law that concerns our use of your personal data as described in this privacy policy is the EU’s General Data Protection Regulation (2016/679, GDPR).
Most obligations under the data protection regulation apply to the so-called data controller. The data controller is the entity that decides for what purposes and how personal data is used. The data controller may use a so-called data processor. A data processor is an entity that may only process personal data according to the instructions of the controller and may not use the personal data for its own purposes.
We are the data controller when we process your personal data as described in this privacy policy.
2. What personal data do we process?
All persons
- Device data – If you visit our Career Site, we collect data about your device, such as IP address, browser type and version, behavior during the session, traffic source, screen resolution, selected language, geographic location, operating system, and device settings/use.
- Technical and statistical data – If you visit our Career Site, we collect technical and statistical data about your use of the site, such as information about which URL addresses you visit and what actions you take on the site.
- Communication data – We collect and store data contained in your communication when you contact us. This can include email content, video recordings, messages on social media, information you add to your account, surveys, etc.
- Contact details – For example, your name, email address, phone number, and physical address.
Files, surveys, and tests created and sent by candidates and job applicants participating in executive search or recruitment
- CV
- Cover letter
- Results of psychometric tests (SHL) – summary/comparison report only
- Self-assessment survey during recruitment process (Culture Survey)
Direct personal data of candidates and job applicants participating in executive search or recruitment (directly identifying)
- First and last name
- Date of birth, year of birth, or estimated age
- Home address or place of residence
- Contact details (phone number and email address)
- Photograph of the candidate/applicant (if included in the candidate’s/applicant’s files)
- Signature (if included in the candidate’s/applicant’s files)
- Social media profiles (if included in the candidate’s/applicant’s files)
- Nationality
- Gender (if stated, directly or indirectly)
- Marital status (if included in the candidate’s/applicant’s files)
- Family situation (if included in the candidate’s/applicant’s files)
Indirect personal data of candidates and job applicants participating in executive search or recruitment (linkable to a person)
- Work history (jobs, employers, job descriptions, time periods)
- Education information (institutions, degrees, years)
- Certificates and qualifications (if included in candidate’s/applicant’s files)
- Honors, awards, scholarships (if included in candidate’s/applicant’s files)
- Hobbies (if included in candidate’s/applicant’s files)
- Language skills
- IT skills and software proficiency
- References or names of referees
- Publications or articles (if the person is identifiable from them and if included in candidate’s/applicant’s files)
- Projects or references in which the candidate/applicant has participated
- Work permits / residence permits (if included in candidate’s/applicant’s files)
- Other background information necessary for executive search (as applicable, for example, information that came up during the recruitment process)
3. Where do we get your personal data?
All persons
- From the Career Site. When you visit our Career Site, we collect technical and statistical information about your use of the Career Site and your device.
- From you. We receive a large part of the data we process about you directly from you, for example, when you apply for a client’s open position or contact us. You can always choose not to give us your data. However, without your personal data, we are not able to process your application for our client’s open position, use your profile in our client’s executive search, or provide you with the information you have requested.
Referees
- From the person who has listed you as a referee. If a Candidate or Applicant has listed you as a referee, we collect your contact information from the applicant in order to contact you.
Applicants / Candidates
- From public sources. We may collect your personal data from public sources, such as LinkedIn or your current employer’s website.
- From our referees. We may collect your personal data from our networks, partners, or clients if they believe your profile is suitable for our clients’ current or future open positions.
- From your referees. If you list referees to us, we may collect your personal data from them.
- Data that we create ourselves or together with you. Information about your application and profile is usually created by us or together with you during the executive search or recruitment process. This can include, for example, notes from interviews, evaluations, and tests.
- Surveys, assessments, and essays. Your own answers to surveys, your own results from assessments, and essays written by you.
4. What do we use your personal data for?
Sharing your personal data with other recipients for the purposes listed in section 5 below
Relevant persons: Varies according to the purpose of the disclosure, see section 5 below.
Personal data groups used: Any of the above-listed personal data groups may be used for this purpose
Information related to the use of the Career Site and cookies and other tracking technologies, see the Cookie Policy.
Relevant persons: Visitors
Personal data groups used: Device data
Maintenance, development, testing, and ensuring the security of the Career Site.
Relevant persons: Visitors
Personal data groups used: Device data, technical and statistical data
Analysis of how the Career Site and its content are used and function, collection of statistical data, and improving the performance of the site.
Relevant persons: Visitors
Personal data groups used: Device data, technical and statistical data
Providing information about our client’s open positions.
Relevant persons: Contacting candidates or applicants
Personal data groups used: Contact information, communication data
Reviewing profiles and applications sent to us. This also includes communication with you regarding your application and profile.
Relevant persons: Contacting candidates and applicants, Candidates and applicants who have submitted an application
Personal data groups used: Any of the above-listed personal data groups may be used for this purpose
Composing and evaluating your professional profile on our own initiative. This also includes communication with you about your profile.
Relevant persons: Sourced candidates and applicants, Recommended candidates and applicants
Personal data groups used: Any of the above-listed personal data groups may be used for this purpose
Contacting you regarding specific future open positions of our clients.
Relevant persons: Candidates and Applicants
Personal data groups used: Any of the above-listed personal data groups may be used for this purpose
Contacting you to request your participation in surveys.
Relevant persons: Candidates and Applicants
Personal data groups used: Any of the above-listed personal data groups may be used for this purpose
Contacting you to request information about a Candidate or Applicant and to assess the information you provide.
Relevant persons: Referees
Personal data groups used: Contact information, communication data
5. To whom do we disclose your personal data?
Client. The personal data and files of a Candidate or Applicant are shared and disclosed to the client (the client’s representatives) with the candidate’s consent. Personal data is disclosed only to the relevant client representatives for the purpose of assessing the executive search candidate or applicant and for carrying out the executive search assignment or recruitment.
Our service providers. We disclose your personal data to our service providers who provide services and functions in our executive search and recruitment process. These include, for example, providers of executive search and recruitment services as well as the provider of our Career Site and the related candidate and applicant tracking system (Teamtailor).
Companies that provide cookies on the Career Site. If you give your consent, cookies are used not only by us but also by other companies that use the data collected by cookies in accordance with their own privacy policies. More information on which cookies this concerns can be found in our Cookie Policy.
Authorities and other public bodies that require us to disclose information.We disclose your personal data to authorities and other public bodies when we have a statutory obligation to do so.
Parties to legal proceedings. If necessary to protect or defend our rights, we disclose your personal data to authorities or other parties involved in a possible or ongoing legal process. This may concern, for example, claims related to discrimination.
Mergers, acquisitions, etc. We may disclose your personal data to other parties involved in a potential merger, sale of company assets, financing, or purchase of all or part of our business by another company.
6. On what legal grounds do we process your personal data?
In order for us to process your personal data, we need a so-called legal basis. A legal basis is a reason for using the data according to the GDPR.
In the executive search or recruitment process, the primary legal basis for processing personal data is consent. We contact the executive search candidate within 30 days after the initial screening and request their consent to participate in the executive search assignment, the processing of personal data, and the storage of personal data. From the applicant, we request their consent at the time of application to participate in the recruitment assignment, the processing of personal data, and the storage of personal data.
During the initial screening phase of executive search, we may process limited personal data on the basis of our legitimate interest. This means identifying potential candidates from publicly available sources for a clients open position. In this context, we process, for example, name and contact details, as well as information about work history, education, positions of trust, age, and location. We have assessed that this processing is necessary to provide our executive search services and that our legitimate interest does not override the rights and freedoms of the data subject.
In certain situations, your personal data is processed only if and when you give your consent. This is especially the case when we collect information and files from you directly, and when we are sharing or disclosing your personal data to the client for the execution of an executive search assignment or recruitment.
More information about your right to withdraw your consent can be found below in section 9.
You may request more information from us about how the legitimate interest assessment has been made. See our contact information in sections 9 and 10 below.
7. When do we transfer your personal data outside the EU/EEA and how do we protect it then?
We always strive to process your personal data within the EU/EEA area.
However, some of our service providers and their subcontractors process your personal data outside the EU/EEA area. We also use service providers whose parent company or the parent company of a subcontractor is outside the EU/EEA. In these cases, we have taken into account the risk that personal data may be disclosed to countries outside the EU/EEA, for example, at the request of authorities.
In situations where another recipient of your personal data (as described in section 5 above) is outside the EU/EEA, your personal data is also transferred outside the EU/EEA.
When we (or one of our service providers) transfer your personal data outside the EU/EEA, we ensure that we use safeguards approved by the GDPR to allow the transfer. We use the following safeguards:
- By including the EU Commission’s standard contractual clauses in a contract with the recipient of personal data outside the EU/EEA. This means that the recipient guarantees that the level of protection required by the GDPR for your personal data remains in effect and that your rights are safeguarded.
When your personal data is transferred outside the EU/EEA, we also implement appropriate technical and organizational safeguards to protect the personal data being transferred. The exact safeguards we implement depend on what is technically feasible and sufficiently effective for the given transfer.
If you want more information about situations where your personal data is transferred outside the EU/EEA, you can contact us. You can find our contact details in sections 9 and 10 below.
8. Securing your personal data
We protect personal data from loss, unauthorized access, and other misuse with appropriate technical and organizational security measures. Examples of such measures include, among others, the use of firewalls, encryption technologies, backups, and secure hardware facilities. Access to personal data is internally restricted through electronic and physical access control, and through policies concerning the granting and monitoring of access rights in different systems. Only those employees who have the right based on their work tasks can access personal data.
9. How long do we store your personal data?
All persons
If we process your personal data in order to protect and defend our rights, we store your personal data until the relevant legal matter has been finally resolved.
Visitors
We store your personal data for one (1) year for security reasons. The storage times of cookies are defined in the Cookie Policy. We store your personal data for analyzing the performance of the Career Site as long as we store your personal data for other purposes.
Candidates and Applicants
Legitimate interest: Personal data of executive search candidates may be collected based on legitimate interest during the initial screening. Initial screening means mapping suitable persons from the labor market for an open position. The data we collect includes, in addition to contact information, data about work history, education, positions of trust, and locations. After the initial screening, we contact the executive search candidate or applicant within 30 days and request their Consent to participate in the executive search assignment, the processing of personal data, and the storage of personal data for two (2) years.
If you are a Contacting candidate or applicant, we store your personal data with your consent for two (2) years, so we can consider you for our clients’ current and future open positions and possibly contact you.
If you are not selected in the original executive search or recruitment process, we store your personal data with your consent for two (2) years, so we can consider you for our clients’ future open positions and possibly contact you.
If you are hired, we store your personal data for five (5) years or for the duration of the employment relationship for purposes other than those mentioned above.
Referees
We store your personal data as long as we store the personal data of the Candidate or Applicant for whom you have acted as a referee.
10. What rights do you have and how can you use them?
You can read below about your rights when we process your personal data. As described below, some of your rights apply only when we process your personal data based on a certain legal basis.
If you want to exercise the rights listed here, please do the following:
- Visit the company's security and privacy page, which is available on our Career Site. The page includes functions through which you can exercise your rights,
- Log in to your account in our service. You can exercise your rights via the settings, or
- Contact us directly at privacy@momentous.fi.
Right to receive information about the processing of your personal data.
You have the right to receive information about how we process your personal data. You also have the right to be informed if we plan to process your personal data for any other purpose than the one for which the data was originally collected.
We provide you with such information in this privacy policy, through updates on our website (see more in section 11 below), and by answering questions you ask us.
Right to access personal data.
You have the right to know if we are processing your personal data and to receive a copy of the personal data being processed. When you receive a copy of your data, you will also receive information about how we process your personal data.
Right to access and request transfer of personal data to another recipient (“data portability”).
You can request a copy of your personal data that we process based on a contract with you or on your consent, in a structured, commonly used, machine-readable format. This way, you can use this data elsewhere, for example by transferring it to another recipient. If it is technically possible, you also have the right to request that we transfer the data directly to another recipient.
Right to delete personal data (“right to be forgotten”).
In certain cases, you have the right to request that we delete your personal data. This applies, for example, when we no longer need to process the data for the purpose it was collected; if you withdraw your consent; if you object to the processing and there is no other legal, compelling basis for processing. (See below the section on the right to object to processing.)
Right to object to the processing of personal data.
You have the right to object to the processing of your personal data based on our legitimate interest, by referring to your particular situation.
Right to restrict the processing of data.
If you believe that the personal data we process is not accurate, the processing is unlawful, or that we do not need the data for the purposes of the processing, you have the right to request that we restrict the processing of such personal data. If you object to the processing as described above, you can also request us to restrict the processing of this personal data while we assess your request.
When the processing of your personal data is restricted, we (in addition to storing the data) process the data only with your consent or for establishing, exercising, or defending legal claims, for protecting the rights of another natural or legal person, or for reasons of important public interest.
Right to correct personal data.
You have the right to request that we correct inaccurate data and complete data that you believe is incomplete.
Right to withdraw your consent.
When we process your personal data based on your consent, you have the right to withdraw that consent at any time. If you do so, we will stop processing your data for the purposes for which you have withdrawn your consent. However, this does not affect the lawfulness of the processing carried out on the basis of consent before its withdrawal.
Right to lodge a complaint.
If you have complaints about how we process your personal data, you can lodge a complaint with the data protection authority in your country (Finland), whose contact information you can find here.
You can also lodge a complaint with the national data protection authorities listed here, if you live in the EU. If you live in the United Kingdom, you can lodge a complaint with the local data protection authority here.
11. Who do I contact with comments or questions?
If you want to contact us to exercise your rights or if you have questions or concerns related to how we process your personal data, you can contact us by email at: privacy@momentous.fi.
12. Updates to this privacy policy
We update this privacy policy as needed, for example, if we begin to process your personal data in a new way, if we further clarify information, or if it is necessary to comply with applicable data protection laws.
We encourage you to check this page regularly for any changes. You can always check at the top of this page when this privacy policy was last updated.